Avant la réunion
- La veille : ouvrez la réunion dans votre espace d’animateur. L’application a déjà envoyé le rappel aux membres ; vous voyez qui a prévenu de son absence, qui envoie un remplaçant.
- Le planning des présentations de fond : chaque semaine, un membre présente son métier en détail. Le bouton « Remplir le planning des présentations » répartit les semaines à venir entre les membres.
- Les visiteurs : leur liste est dans « Visiteurs ». Prévenez le responsable des visiteurs.
- Sur place, arrivez dix minutes avant : la salle, les places, un endroit visible pour le minuteur.
Le déroulé, minute par minute
| Durée | Moment | Ce que fait l’animateur |
|---|---|---|
| 10 min | Accueil, café | Accueille, présente les visiteurs au groupe. |
| 20 min | Tour de table | Donne la parole à chacun, 45 secondes au minuteur : ce que je fais, qui je cherche cette semaine. |
| 8 min | Présentation de fond | Annonce le membre du jour, tient les 8 minutes. |
| 15 min | Recommandations et « merci » | Fait annoncer les recommandations de la semaine et les affaires conclues. |
| 5 min | Tête-à-tête, visiteurs | Fait noter les tête-à-tête de la semaine, annonce la prochaine journée visiteurs. |
| 17 min | Échanges libres | Laisse le groupe échanger ; termine à l’heure annoncée. |
Le minuteur
Dans la réunion du jour, « Ouvrir le minuteur de la réunion » affiche le minuteur en grand (« Plein écran »), sur un téléphone posé sur la table ou une tablette. « Démarrer » lance le tour de table : 45 secondes par membre, « Suivant ▶ » passe au membre suivant. La présentation de fond suit, avec ses 8 minutes. Le minuteur tourne dans le navigateur : rien n’est enregistré.
Le temps n’est pas une brimade : c’est ce qui permet à chacun de parler, et à tout le monde de repartir à l’heure pour travailler.
Après la réunion : le pointage
Pointez la réunion le jour même, en un geste par membre : Présent, Remplacé, Absent (prévenu), Absent. Puis « Clore le pointage ». Le remplaçant compte comme une présence.
Une réunion qui ne peut pas avoir lieu (jour férié, salle fermée) se déclare avec « Annuler cette réunion » : elle ne compte ni présence ni absence.
Le pointage fait foi : c’est lui qui compte les absences, nourrit le tableau du mois et montre aux visiteurs un Cercle sérieux.
Les erreurs qui coûtent cher
- Commencer en retard « pour attendre les autres » : ceux qui sont à l’heure ne reviennent plus.
- Laisser déborder le tour de table : la présentation de fond et les recommandations sautent.
- Oublier les visiteurs : ce sont les membres de demain.
- Laisser un membre démarcher les autres pendant la réunion : c’est interdit par la charte.